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在集中式IT组织中重新思考治理

关键的外卖

  • 发现外部评估高级别的战略监督在里面科罗拉多社区学院制度(CCC),但也是那个大部分实际的工作在较低的组织层面进行了很少监督或评估项目的价值

  • 解决这个问题,CCCS-IT实现了较低级别的代表性治理项目检讨委员会跨越企业评估他们对于如此因素战略结盟、影响和风险

  • 尽管成立这个委员会相当大的挑战从这方面来说,它的好处是值得的创建社区透明度整个过程中并确保了实施项目有两者支持和价值

许多州的学院和大学系统将IT集中在高水平上,并依靠来自不同选区的输入来推荐和优先考虑项目。这种方法的问题在于,项目的推进或被忽视在很大程度上取决于倡导者的力量、个性和激情(或缺乏激情)。在这样一个系统中创造透明度也很困难。因此,涉众通常不知道项目,更不用说它们为什么重要了。

我们面临着一些挑战科罗拉多社区学院制度(CCCS)。作为该州最大的高等教育系统,CCCS为39个校区的13所社区学院的13.7万多名学生提供服务。这些学院的规模从拉马尔社区学院它每年为大约1600名学生提供服务锋岭社区学院,有三个地铁区域校园,每年有超过27,000名学生。

在这个高度集中的系统中,治理是至关重要的,因为决策可能具有深远的影响。我们的IT治理过程必须代表我们所有的13所学院,以及关键的功能领域,如学生服务、财政援助、财务和人力资源/工资。我们还需要那些愿意在所有职能领域采取广泛的企业视角的委员会成员。

CCCS-IT支持所有13所学院的企业系统,并为其设定高级战略,向所有大学总统提出建议州社区学院和职业教育委员会(SBCCOE)适当。我们的IT战略长期以来一直受到ERP执行指导委员会(EESC)的管辖,该委员会(EESC)由System总裁,四名学员和系统的执行人员组成:首席财务官;首席法律顾问;学术事务的Provost / VP;组织效果,学生事务和战略举措的副总裁;和我,首席信息官员和它的副总裁。

几年前,SBCCOE要求提供了一个涵盖了IT治理,决策和所有IT领域的IT评估 - 从安全,改变管理,政策和程序到人员配置和培训。目标是确保一个强大而稳定的IT环境,专注于组织战略,需求和最佳实践。结果导致我们如何在CCCS系统中管理它的激进变化。

它在CCCS:在评估之前

CCCS-IT在我们的13所学院支持的企业系统中微软交换,广域网,思科普遍消息,EAB的学生成功协作和ellucian横幅[http://www.ellucian.com/student-information-system/]模块,财政援助,金融和人力资源和工资单,以及其他椭园产品如招募学位工作Luminis和横幅操作数据存储企业数据仓库

我们以前的治理结构依靠各种功能群体,其中有13所学院的代表。这些组通过其系统级代表请求项目,修改和增强,然后将请求发送给CCCS-IT。功能群体包括注册商,控制人员,人力资源董事,经济援助董事,商业人员,教学副总裁和学生服务的VPS。其他团体,包括顾问,招生/招聘和残疾服务,在IT项目中几乎没有任何声音。

这种功能组方法导致坐在“待办事项”列表中的友好项目和项目,仅由于法定要求,持续的维护和其他竞争优先级为有限的IT服务而被频繁地推迟。此外,缺乏规格和可交付成果的许多项目缺乏广泛的利益相关者参与,并且鉴于筒仓方法,往往对其他功能区域产生了意外的后果。

一个新的IT治理方法

在SBCCOE的要求下,我们聘请了一家外部公司来进行IT评估,其中包括对我们的IT治理的审查。评估赞扬了我们对IT的高层战略监督,但正确地指出80%的CCCS-IT的工作是在较低的组织级别请求、确定优先级并实现的,只有很少的战略监督或企业评估。

评估团队建议我们实现一个较低级别的、有代表性的治理委员会,该委员会将在CCCS中审查项目,并评估它们的战略一致性、影响、风险和其他因素。为此,我们成立了一个新的管治委员会。

VP IT治理委员会

与其他低级别治理的尝试不同,副总裁IT治理委员会中的系统表示是最小的,IT表示也是最小的。委员会成员大多是来自各个城市和农村学院的副总裁,但为了确保委员会顺利运作,并不是所有学院都有代表。

委员会成员由他们的大学总统提名;本委员会由三名商界人员组成;学生服务的三个vps(其中一个人以前是一名大学商官和教学副总裁);教学的副总裁;和一个人力资源主任。此外,三名CCCS-IT工作人员 - 商业技术总监,高级项目经理/商业分析师和我 - 委员会,但不投票。

在委员会开始的开始时,我们的CCCS-IT人员提供了我们的审查和决策过程,章程和项目申请表的粗略草案。经过几次会议,委员会补充了该过程并增加了几个重要步骤。

请求和审核流程更改

我们新的请求流程集中于收集详细的信息。请求者必须解释项目;成功的措施;计划的结果;与战略计划的一致性;对学生、教师和/或员工的影响的估计;项目是否实现了最佳实践,以及(如果是的话)该最佳实践的性质。此外,每个项目请求必须得到学院或系统办公室的副总裁的批准和赞助。

然而,最重要的过程变化是修改了我们的评审过程,以便委员会成员——而不是IT员工——将项目提交给各种涉众小组,以供输入和讨论。这已经创建了一个更具包容性的流程,在提交批准之前对每个项目及其需求进行了重要的审查。

它还导致了更多关于项目真正影响的共享知识,并促进了It项目的相当大的透明度。看到非It人员讨论项目的细节和优点,意识到项目可能需要的工作量,并参与关于优先级和战略需求的跨功能讨论,是一件令人惊讶和美妙的事情。

此外,项目请求者被邀请向委员会介绍他们的项目并回答问题;他们可以亲自或通过WebEx.或者电话会议。这一步对于确保一个开放和清晰的审查过程非常重要。

委员会的决策

委员会通常以以下几种方式之一回应请求。如果需要的话,它可能会发回项目以获得更多细节。或者,它可能会把项目放在议程上,由不同的副总裁组(商务官员、学生服务或指导)或功能组(如注册员或管理员)进行演示和讨论。

偶尔,委员会将立即不赞成一个项目,因为它不是战略性的,代表着太小的利益或人口,或与其他战略或项目的冲突。然而,大多数情况下,委员会将项目开展到社区中,以获得许多利益相关者群体的意见。

即使项目属于“强制性”类别 - 例如与经济援助条例相关的类别 - 委员会仍将它们带出更广泛的讨论,因为更改往往会影响业务流程,入学或其他领域。例如,CCCS对学习项目课程的课程评估了学生的课程负荷,并确保所有课程适用于学位计划,因此有资格获得经济援助。这很重要,因为如果学生参加不适用于其学位的课程,他们可能会失去部分经济援助。虽然明确的经济援助焦点,但该项目也具有更广泛的影响;因此,它需要审查计划要求和业务流程开发,以支持它。我们还将其发送到EESC以进行输入。

在每次治理委员会会议之后,项目请求者会收到一封详细的电子邮件,概述委员会采取的行动以及是否需要任何后续行动。每次会议都要做会议记录,在每次会议之前,我们会发送议程和所有相关的项目,以供回顾或汇报最新情况。

收益、挑战和项目亮点

这个过程的最终结果是惊人的。是的,CCCS-IT还有更多的工作要完成,是的(正如我下面所描述的),优先级仍然是一个斗争,但我们的利益远远超过所有这些问题。

好处:它和超越

总的来说,我们今天的IT项目在IT开始对其进行工作之前,就已经深思熟虑,具有战略性,并且经过了认真的审查。业务需求得到了更清晰的定义,并且有了正确的涉众。与以往相比,CCCS-IT项目中需要中游调整或完成后更改的项目要少得多。

IT部门不再负责项目的对外沟通;这是委员会副主席的工作。这是一个巨大的变化和进步,特别是在吸引利益相关者方面。这些副总裁促进讨论,注意问题,并评估响应和输入。此外,IT不再需要为项目辩护,因为这现在是涉众和请求者自己的工作。

委员会每个月开三个小时的会,食物由我们的IT预算提供。是的,讨论可能会非常有趣!我们现在还发布一个活动项目列表,每月提供所有活动CCCS-IT项目的更新。这份名单大约有500人,他们经常与同事分享这份名单。

正在进行的挑战:优先级

正如我所指出的,治理委员会继续致力于优先级的确定。我们发现,每个月的会议和回顾项目会使项目的优先级难以确定。从本财政年度开始,委员会将继续每月审查项目,主要是为了进行后续工作,收集更多信息,并征求意见。然而,项目将按季度批准和优先排序。

这种变化可能会减缓批准过程,但正确的优先级将有助于我们更好地管理众多项目。此外,除了在极端情况下,还不会停止正在进行的项目,因为停止和重新启动IT项目可能是昂贵且耗时的。

我们转向季度审批流程,以解决以下几个问题:

  • 每月的回顾在项目请求数量与可用IT资源之间产生了问题,并促进了不切实际的期望和假设。
  • 现有的项目进程超出了我们启动,计划,实施和完成项目的能力。
  • 治理委员会必须急于审查月度项目请求。
  • 月周期使得难以估计成功项目实施所需的资源。
  • 在治理委员会会议之前提交项目请求没有足够的时间进行审查。

由于这些问题,委员会很难根据CCCS的战略举措确定项目的优先次序。季度审批制度将解决许多这些限制。

项目的亮点

我们两年委员会进程开发的亮点如下:

  • 建立正式的项目评审过程
    • 2016财年:审查19人,共有64个投入CCCS的项目(30%)
    • 2017财年:综述44个中的44个项目,其中77个项目(57%)
    • FY18:截至2017年9月,对纳入CCCS-IT的15个项目中的14个进行了审查(93%)
  • 完全重新加工项目申请表
  • 建立与项目评审相关的沟通流程
  • 作为项目审查的一部分,建立了利益相关者输入过程
  • 建立了项目优先级进程
  • 支持CCCS-IT项目管理办公室的进一步发展,在以下两个方面提供意见:
    • 项目合同评审
    • 过程和文档审查
  • 促进和支持开发高质量的项目要求
  • 根据要求支持正在进行的项目

反思和下一步

虽然建立VP IT治理委员会要求我们的CCCS-IT团队“放手”的IT决策过程,并迈出了审计和审批程序的信念,对CCCS的利益 - 它一直很重要。

例如,以前是由于要求个人的“意志的力量”而完全完成的一些项目被拒绝,因为它们缺乏足够的优点。此外,在要求和批准之前从未介绍过几个值得介绍的项目,这对学生提供了显着的利益。

副IT治理委员会成员为项目评审过程所付出的时间、努力和公平性以及发生的关于项目的包容性交流,赢得了同行的尊重和感激。我们很少听到曾经很常见的副歌:为什么要做这个项目?

我们现在再次进行了一轮讨论,与所有CCCS功能小组开会,以审查IT治理过程,讨论新的项目优先级确定过程,并征求对治理和项目沟通过程的输入。透明和协作决策很难,但很值得。


朱莉Ouska是科罗拉多社区学院系统的CIO和IT副总裁。

©2017 Julie Ouska。本文的正文是根据Creative Commons by - nc - nd4.0